ADECUACIÓN O EXTINCIÓN

A lo largo de la historia surgieron diferentes corrientes de pensamiento administrativo, cuyo objetivo entre otros, fue mejorar la productividad y eficiencia, y con ello hacerse del liderazgo en sus respectivos mercados y ver el reflejo de una gestión eficiente en los resultados financieros.

Sin analizamos la evolución de la teoría sobre el tema, partiendo allá por la primera mitad del siglo 20, nos encontramos con las propuestas de Max Weber y su teoría burocrática, que en base a la jerarquía, división del trabajo, reglas, normas e impersonalidad, reforzaron el uso de documentos administrativos, tales como Manuales de Organización, Manuales de Funciones, Manuales de Procedimientos, Reglamentos, Políticas, Instructivos de trabajo y otros que en diferentes grados se aplican hoy y que se espera que con las adecuaciones que demanda la globalización, tecnología y la velocidad de las comunicaciones seguirán siendo necesarios.

En el devenir del tiempo surgieron diferentes planteamientos que buscaron mejorar la capacidad de aprendizaje, eficiencia, productividad, eliminación de tiempos muertos, optimización de recursos y alcanzar la excelencia en el servicio y por supuesto, la optimización de la rentabilidad para el inversionista, tal el caso entre otros, de los Círculos de Calidad, Reingeniería, Aseguramiento de la Calidad, Administración por Objetivos APO, Administración por Sistemas, Seis Sigma, Gestión de la Ventaja Competitiva, Empowerment y otros.

El reto para las empresas hoy, es lograr que el tiempo entre la detección de las necesidades de los clientes, la conceptualización y diseño de los productos/servicios, la puesta a disposición de   sus productos y/o servicios para sus clientes, con la calidad y condiciones adecuadas para satisfacerlos plenamente y establecer relaciones de lealtad a largo plazo, sea el más corto posible; pero a la vez se minimice la utilización de recursos y alcancen las metas de rentabilidad. Decirlo o escribirlo suena sencillo, pero será necesario que las empresas vivan un proceso permanente de diseño y rediseño del servicio, en busca de alcanzar una arquitectura de gestión liviana y efectiva, que balancee el control interno, para detectar posibles desvíos con relación a los planes, ineficiencias fraudes o cualquier evento que ponga en riesgo la consecución de objetivos, y a la vez satisfaga o exceda las expectativas del cliente y del inversionista como se mencionó antes.

Créditos gráficos: Félix Paniagua Z.

Para ilustrar el riesgo y las consecuencias que implica tener una organización y procedimientos inadecuados, podemos imaginar, cuan ineficiente sería un equipo de bomberos, cuyo procedimiento de combate de incendios demande seguir, un largo y burocrático procedimiento, mientras el fuego consume el objetivo de su atención; seguramente que al momento de actuar sólo quedarán las cenizas.

Algo similar puede pasar con las empresas. ¿Cómo lograr que la mecánica de gestión sea lo suficientemente ágil para que tu empresa pueda prever, evitar y llegado el momento, apagar los “incendios”, antes que el fuego consuma tu negocio? ¿Cómo lograr que en simultaneo el diseño de gestión elegido, no prescinda de controles para identificar riesgos, abordar oportunamente los mismos y reencausar aquellos procesos que se alejan de los objetivos?

No hay una respuesta, receta, ni mantra útil para todas las organizaciones; los sistemas de gestión deberán ser diseñados con una visión integral sistémica, atendiendo las características propias del rubro y las particularidades de cada empresa. El proceso requerirá una combinación de conocimientos, experiencia, objetividad, tecnología y por cierto la inversión de tiempo de personal de los diferentes niveles de la organización.

A menudo es difícil combinar todos estos aspectos para quienes están involucrados en el proceso de generación de valor o cadena de valor de la empresa, ya sea por la disponibilidad de tiempo - no se puede empujar y conducir el vehículo a la vez -, o porque existe una vinculación entre la forma de gestionar y la objetividad con la que debe hacerse este trabajo, puesto que como es bien sabido “Los sentimientos nublan la razón”.

Por lo expuesto, es recomendable abordar estos retos vitales para la organización con un equipo combinado de personal interno y asesoramiento de profesionales experimentados en gestión y mejores prácticas empresariales, que en conjunto podrán conformar una fuerza de tarea idónea para tal cometido.

Cochabamba, septiembre 2024